Zatrudnienie pracownika w 2026 roku – jakie dane i dokumenty trzeba zebrać?

Zatrudnienie pracownika nie zaczyna się od podpisania gotowego wzoru umowy. Najpierw trzeba ustalić warunki zatrudnienia, zebrać właściwe dane, sprawdzić dokumenty wpływające na uprawnienia pracownicze, skierować pracownika na badania i przygotować go do rozpoczęcia pracy.

Błędy najczęściej wynikają z pomieszania trzech różnych kwestii: danych potrzebnych do sporządzenia umowy, danych wymaganych do prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz dobrowolnych oświadczeń wpływających na naliczanie wynagrodzenia.

Pracodawca nie powinien zbierać wszystkich informacji „na wszelki wypadek”. Zakres danych musi wynikać z przepisów albo być rzeczywiście potrzebny do wykonania obowiązków związanych z zatrudnieniem.

Kodeks pracy określa zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata i później od pracownika. UODO przypomina również, że dane nie mogą być zbierane na zapas ani w zakresie szerszym niż potrzebny.

Jakich danych można żądać od pracownika?
Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu pracodawca może zebrać między innymi:

• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez pracownika,
• adres zamieszkania,
• numer PESEL,
• informacje o wykształceniu, kwalifikacjach i dotychczasowym zatrudnieniu, jeżeli są potrzebne,
• numer rachunku płatniczego, chyba że pracownik wystąpi o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• dane członków rodziny, jeżeli są potrzebne do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych albo zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli pracownik nie ma numeru PESEL, można zebrać rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość. Nie oznacza to jednak, że od każdego zatrudnianego pracownika należy jednocześnie żądać numeru PESEL oraz numeru dowodu osobistego.
Aktualny Kodeks pracy wskazuje, że rodzaj i numer dokumentu tożsamości zbiera się w przypadku braku numeru PESEL. Przewiduje również możliwość pozyskania numeru rachunku, jeżeli pracownik nie wybrał wypłaty gotówkowej.

Nie kopiuj dowodu osobistego bez wyraźnej podstawy
Do standardowego zatrudnienia pracownika nie jest potrzebna kopia jego dowodu osobistego ani paszportu. Dokument można okazać w celu potwierdzenia tożsamości, ale jego kopiowanie wymaga odrębnego uzasadnienia i podstawy prawnej.

Dowód zawiera więcej informacji, niż pracodawca zwykle potrzebuje, dlatego przechowywanie jego kopii może prowadzić do niepotrzebnego gromadzenia danych.

Nie należy również rutynowo żądać informacji o stanie cywilnym, planach rodzinnych, ciąży, wyznaniu, poglądach, stanie zdrowia ani zaświadczenia o niekaralności. Informacja o niekaralności może być wymagana tylko wtedy, gdy konkretny przepis przewiduje taki wymóg dla danego stanowiska.
UODO wskazuje, że pracodawcy zasadniczo nie mają potrzeby sporządzania kopii dokumentów tożsamości, a danych wykraczających poza zakres Kodeksu pracy można żądać tylko w odpowiednio uzasadnionych przypadkach.

PIT-2 i inne oświadczenia podatkowe
PIT-2 nie jest dokumentem potrzebnym do zawarcia umowy o pracę. Jest to oświadczenie pracownika, które może wpłynąć na sposób obliczania zaliczki na podatek i wysokość miesięcznego wynagrodzenia netto.

Pracownik może złożyć PIT-2 oraz inne oświadczenia i wnioski podatkowe na piśmie albo w innej formie przyjętej przez pracodawcę, na przykład w systemie kadrowo-płacowym.

Brak PIT-2 nie oznacza, że wynagrodzenie zostało naliczone nieprawidłowo. Pracodawca oblicza zaliczkę zgodnie z posiadanymi oświadczeniami. To pracownik odpowiada za aktualność składanych dyspozycji i powinien poinformować pracodawcę, gdy jego sytuacja się zmieni.
Ministerstwo Finansów potwierdza, że oświadczenia można składać na formularzu PIT-2 albo w inny sposób przyjęty przez płatnika, a wcześniejsze oświadczenia pozostają ważne, dopóki zawarte w nich dane są aktualne.

Dokumenty potwierdzające staż pracy
Pracownik powinien przekazać dokumenty potrzebne do prawidłowego ustalenia jego uprawnień, w szczególności świadectwa pracy z poprzednich zakładów oraz dokumenty potwierdzające ukończenie szkoły.

Od 1 maja 2026 roku również w firmach prywatnych do stażu pracy mogą być zaliczane określone okresy innej aktywności zawodowej, między innymi wykonywania umowy zlecenia, świadczenia usług oraz prowadzenia działalności gospodarczej.

Pracownik, który chce uwzględnienia takich okresów, powinien przedstawić odpowiednie zaświadczenie z ZUS albo inne dokumenty pozwalające potwierdzić okres wykonywania pracy. Sama umowa zlecenia może nie wystarczyć, ponieważ wskazuje czas, na jaki została zawarta, ale nie zawsze potwierdza, że była rzeczywiście wykonywana przez cały wskazany okres.

Dokumenty te mogą wpływać na uprawnienia uzależnione od stażu pracy, dlatego powinny trafić do kadr możliwie szybko.
Nowe zasady obowiązują prywatnych pracodawców od 1 maja 2026 roku. Zaświadczenie można uzyskać elektronicznie za pośrednictwem eZUS, a pracodawca jest związany okresem potwierdzonym przez ZUS.

Badania lekarskie przed rozpoczęciem pracy
Pracodawca wystawia skierowanie na wstępne badania lekarskie, wskazując stanowisko oraz warunki wykonywania pracy. Badania odbywają się na koszt pracodawcy.

Co do zasady pracownik nie może rozpocząć pracy bez aktualnego orzeczenia stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku.

Do dokumentacji pracowniczej trafia orzeczenie lekarza medycyny pracy. Pracodawca nie powinien żądać od pracownika wyników badań, informacji o rozpoznaniu ani pełnej dokumentacji medycznej.
Zakaz dopuszczenia pracownika bez aktualnego orzeczenia wynika z art. 229 Kodeksu pracy i jest jednoznacznie wskazywany przez Państwową Inspekcję Pracy.

Szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy
Nowo zatrudniony pracownik powinien przejść wymagane szkolenie wstępne BHP przed rozpoczęciem wykonywania obowiązków.

Szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Obejmuje instruktaż ogólny, a w przypadkach przewidzianych przepisami również instruktaż stanowiskowy.

Wyjątek może dotyczyć osoby podejmującej ponownie pracę na tym samym stanowisku u tego samego pracodawcy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy.
Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza obowiązek przeprowadzenia szkolenia przed dopuszczeniem do pracy oraz wskazuje wyjątek dotyczący kolejnej umowy na tym samym stanowisku.

Co trzeba zrobić po zatrudnieniu?
Po rozpoczęciu zatrudnienia pracodawca musi pamiętać między innymi o:

• zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń w ZUS, co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia,
• przekazaniu informacji o warunkach zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy,
• zapoznaniu pracownika z regulaminem pracy, zakresem obowiązków i zasadami obowiązującymi w firmie,
• przekazaniu informacji o ryzyku zawodowym,
• założeniu i prawidłowym prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Termin zgłoszenia do ubezpieczeń wynosi zasadniczo 7 dni. Taki sam termin przewidziano na przekazanie podstawowej informacji o warunkach zatrudnienia.

Krótka lista dla pracodawcy
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy sprawdź, czy:

• zostały ustalone wszystkie warunki zatrudnienia,
• umowa została podpisana albo jej warunki potwierdzono na piśmie,
• zebrano tylko dane, które mają podstawę prawną i są potrzebne,
• pracownik dostarczył dokumenty dotyczące stażu pracy,
• wydano skierowanie na badania i otrzymano aktualne orzeczenie,
• przeprowadzono wymagane szkolenie BHP,
• przygotowano zgłoszenie do ZUS,
• przygotowano informację o warunkach zatrudnienia,
• założono akta osobowe i pozostałą dokumentację pracowniczą.

Dobrze przygotowany proces zatrudnienia chroni nie tylko pracownika. Pozwala również uniknąć późniejszych korekt wynagrodzeń, błędów w uprawnieniach urlopowych, braków w aktach oraz problemów podczas kontroli.

Autor: Eliza Duda
Prezes Zarządu EDIS Biuro Rachunkowe

EDIS Biuro Rachunkowe prowadzi kompleksową obsługę kadrowo-płacową pracodawców, obejmującą przygotowanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem, naliczanie wynagrodzeń oraz rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym.

Źródła:

Kodeks pracy – w szczególności art. 22¹, art. 29, art. 29³, art. 229, art. 237³ i art. 302¹
Państwowa Inspekcja Pracy – Jak zatrudnić pracownika w ramach umowy o pracę
Urząd Ochrony Danych Osobowych – ABC rekrutacji
Zakład Ubezpieczeń Społecznych – Jak dokonać zgłoszenia ubezpieczonego
Ministerstwo Finansów – Zasady składania oświadczeń i wniosków wpływających na obliczenie zaliczki
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Staż pracy na nowych zasadach