Na blogu EDIS publikujemy informacje o zmianach w przepisach podatkowych, księgowych i kadrowych oraz wyjaśniamy, jak mogą wpływać na bieżące rozliczenia firm. Poruszamy również tematy związane z organizacją dokumentów, obowiązkami przedsiębiorców i współpracą z biurem rachunkowym.
Sygnalista w firmie w 2026 roku. Kto musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Jeszcze kilka lat temu „whistleblower” był w polskich firmach pojęciem kojarzonym głównie z międzynarodowymi korporacjami i procedurami compliance.
Dzisiaj mamy ustawę o ochronie sygnalistów i konkretne obowiązki po stronie przedsiębiorców.
Nie każda firma musi wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, ale próg 50 osób bywa źle rozumiany. Przy jego ustalaniu nie patrzymy wyłącznie na liczbę pracowników zatrudnionych na umowie o pracę.
I właśnie tutaj zaczynają się pierwsze pomyłki.
Kto musi mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?
Co do zasady obowiązek dotyczy podmiotu, na rzecz którego – według stanu na 1 stycznia albo 1 lipca danego roku – pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.
Do tej liczby wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, ale także osoby wykonujące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli same nie zatrudniają do tej pracy innych osób.
Dlatego firma, która ma przykładowo 42 pracowników i dodatkowo kilkanaście osób współpracujących na innych podstawach, nie powinna automatycznie zakładać, że obowiązek jej nie dotyczy.
Są również branże, w których próg 50 osób nie ma zastosowania. Dotyczy to określonych w ustawie podmiotów działających między innymi w obszarze usług i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu czy ochrony środowiska.
Firma zatrudniająca mniej niż 50 osób może natomiast dobrowolnie wprowadzić własną procedurę zgłoszeń wewnętrznych.
Sygnalista to nie tylko pracownik.
To kolejna rzecz, o której łatwo zapomnieć.
Sygnalistą może być pracownik, ale ustawa obejmuje znacznie szerszą grupę osób, które uzyskały informację o naruszeniu prawa w związku z pracą.
Może to być między innymi osoba zatrudniona na umowie cywilnoprawnej, przedsiębiorca współpracujący z firmą, prokurent, wspólnik, członek organu spółki, osoba pracująca dla wykonawcy lub podwykonawcy, stażysta, wolontariusz czy praktykant.
Ochrona może dotyczyć również informacji uzyskanych jeszcze przed rozpoczęciem współpracy albo już po jej zakończeniu.
Co może zgłosić sygnalista?
Ustawa wskazuje konkretne obszary naruszeń prawa.
Należą do nich między innymi korupcja, zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy, bezpieczeństwo produktów, ochrona środowiska, ochrona konsumentów, ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo systemów informatycznych, interesy finansowe Skarbu Państwa i Unii Europejskiej, a także określone naruszenia dotyczące opodatkowania osób prawnych.
Nie każda skarga pracownika automatycznie staje się więc zgłoszeniem sygnalisty w rozumieniu ustawy.
Firma może jednak rozszerzyć swoją procedurę wewnętrzną również o naruszenia dotyczące obowiązujących w niej regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w ustawie.
Sama procedura w segregatorze nie wystarczy.
Firma objęta obowiązkiem musi ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych i określić w niej między innymi, kto przyjmuje zgłoszenia, w jaki sposób można ich dokonywać, kto prowadzi dalsze postępowanie oraz jak wygląda kontakt z sygnalistą.
Ustawa przewiduje również konkretne terminy.
Przyjęcie zgłoszenia należy potwierdzić sygnaliście w ciągu 7 dni, jeżeli podał adres do kontaktu.
Informacja zwrotna dotycząca podjętych lub planowanych działań powinna zostać przekazana najpóźniej w ciągu 3 miesięcy – liczonych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie.
Procedura powstaje po konsultacjach z organizacją związkową albo przedstawicielami osób wykonujących pracę. Konsultacje trwają od 5 do 10 dni, a sama procedura wchodzi w życie po 7 dniach od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę.
Poufność nie jest dodatkiem do procedury.
Osoby nieupoważnione nie mogą mieć dostępu do informacji zawartych w zgłoszeniu.
Ochrona obejmuje zarówno tożsamość sygnalisty, jak i osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz innych osób wskazanych w jego treści. Do obsługi zgłoszeń i związanych z nimi danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające odpowiednie pisemne upoważnienie.
Podmiot prowadzi również rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
To oznacza, że zwykły adres e-mail dostępny dla kilku pracowników firmy może być bardzo słabym pomysłem na „kanał dla sygnalistów”, jeżeli nie zapewnia wymaganej poufności.
Sygnalisty nie można ukarać za zgłoszenie.
Ustawa zakazuje działań odwetowych wobec sygnalisty, a także prób lub gróźb ich zastosowania.
Lista takich działań jest szeroka. Może to być między innymi rozwiązanie umowy o pracę, obniżenie wynagrodzenia, pominięcie przy awansie, przeniesienie na niższe stanowisko, niekorzystna zmiana czasu lub miejsca pracy, negatywna ocena, działania dyscyplinarne, mobbing czy dyskryminacja.
Co ciekawe, jeżeli pracodawca podejmie wobec sygnalisty określone niekorzystne działanie, to na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania, że nie było ono działaniem odwetowym.
Jest jeszcze jeden obowiązek, o którym łatwo zapomnieć.
Informację o obowiązującej w firmie procedurze zgłoszeń wewnętrznych trzeba przekazać również osobie ubiegającej się o pracę albo inną formę współpracy.
Ustawa wskazuje, że powinno to nastąpić wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Czyli procedura sygnalistów nie jest dokumentem, który raz przygotowujemy, zapisujemy na dysku i temat uznajemy za zamknięty.
Musi działać również wtedy, kiedy pojawi się rzeczywiste zgłoszenie.
A wtedy zaczynają biec terminy, trzeba zapewnić poufność, prawidłowo poprowadzić dalsze czynności, udokumentować zgłoszenie i pilnować, żeby wobec sygnalisty nie zostały podjęte działania odwetowe.
Jeżeli firma rośnie i zbliża się do poziomu 50 osób wykonujących pracę zarobkową, ten obowiązek powinien zostać sprawdzony z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie że liczba osób jest ustalana według stanu na 1 stycznia i 1 lipca.
Autor
Eliza Duda
Prezes Zarządu EDIS Biuro Rachunkowe
EDIS Biuro Rachunkowe prowadzi obsługę kadrowo-płacową firm i spółek. W ramach bieżącej obsługi zwracamy uwagę na obowiązki pracodawców, które wpływają na dokumentację kadrową i organizację procesów zatrudnienia.
Stan prawny na: 15 sierpnia 2026 r.
Źródła
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, Dz.U. 2024 poz. 928
Rzecznik Praw Obywatelskich / gov.pl – materiały dotyczące ochrony sygnalistów i zgłoszeń naruszeń prawa
Urząd Ochrony Danych Osobowych – materiały dotyczące ochrony danych osobowych sygnalistów