Księgowość dla spółki z o.o. w Tychach – co obejmuje obsługa EDIS?

Księgowość spółki z ograniczoną odpowiedzialnością różni się od rozliczeń jednoosobowej działalności gospodarczej. Spółka z o.o. od początku prowadzi księgi rachunkowe. Nie może rozliczać się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji przychodów przeznaczonej dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Pełna księgowość nie polega wyłącznie na zaksięgowaniu faktur i obliczeniu podatku. Obejmuje prawidłowe ujmowanie wszystkich operacji gospodarczych, rozrachunków, majątku, zobowiązań, wyniku finansowego oraz przygotowanie danych potrzebnych zarządowi, urzędom i wspólnikom.

Powierzenie prowadzenia ksiąg biuru rachunkowemu porządkuje ten proces, ale nie oznacza, że cała odpowiedzialność przechodzi na księgowego. Zarząd nadal odpowiada za nadzór nad rachunkowością spółki, kompletność przekazywanych informacji oraz prawidłowe wykonywanie obowiązków, które przepisy przypisują kierownikowi jednostki.

Dokumenty muszą opisywać rzeczywistą działalność spółki
Biuro rachunkowe prowadzi księgi na podstawie dokumentów i informacji przekazanych przez spółkę. Dlatego sam termin dostarczenia faktur nie wystarczy. Dokumenty muszą być kompletne, prawidłowe i odpowiednio opisane.

Zarząd powinien przekazywać informacje pozwalające ustalić gospodarczy charakter wydatku, właściwy okres rozliczenia, sposób wykorzystania zakupionego towaru lub usługi oraz związek transakcji z działalnością spółki.

Księgowy może sprawdzić dokument pod względem formalnym i rachunkowym, ale nie uczestniczy w każdej transakcji i nie jest w stanie samodzielnie ustalić jej rzeczywistego przebiegu. Nie bada również autentyczności dokumentów w sposób właściwy dla audytu czy postępowania dowodowego.

Dobra współpraca wymaga więc regularnej wymiany informacji. Zarząd nie powinien czekać do końca miesiąca z przekazaniem wiadomości o nowej umowie, leasingu, pożyczce, zakupie środka trwałego, sprzedaży zagranicznej, zatrudnieniu pracownika czy zmianie sposobu prowadzenia działalności.
Zgodnie ze wzorem umowy EDIS spółka odpowiada za kompletność, prawdziwość i zgodność przekazywanych danych ze stanem faktycznym, natomiast biuro przeprowadza kontrolę formalno-rachunkową, a nie badanie autentyczności i gospodarczego uzasadnienia każdej transakcji.

KSeF jest częścią bieżącego obiegu dokumentów
W 2026 roku obsługa Krajowego Systemu e-Faktur stała się stałym elementem księgowości większości spółek. Odbieranie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku. Dla większości pozostałych przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w systemie rozpoczął się 1 kwietnia 2026 roku.

Spółka musi nadać biuru odpowiednie uprawnienia do KSeF i zadbać o ich ciągłość. Nadal odpowiada również za prawidłowe wystawianie faktur, kompletność sprzedaży oraz przekazywanie informacji potrzebnych do opisania i zaksięgowania dokumentów.

Sam dostęp biura do KSeF nie rozwiązuje wszystkich problemów z obiegiem faktur. W systemie nie znajdą się między innymi wszystkie dokumenty związane z zakupami zagranicznymi, rozliczeniami pracowniczymi czy innymi zdarzeniami gospodarczymi. Te informacje nadal muszą zostać przekazane biuru odrębnym, ustalonym kanałem.
Oficjalny harmonogram przewiduje obowiązkowe odbieranie faktur w KSeF od 1 lutego 2026 roku, a obowiązek ich wystawiania dla większości pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 roku. Najmniejsi podatnicy korzystają z czasowego odroczenia do końca 2026 roku.

Obsługa kadrowo-płacowa może być częścią umowy
Jeżeli spółka zatrudnia pracowników lub zleceniobiorców, zakres współpracy może zostać rozszerzony o obsługę kadrowo-płacową.

Obejmuje ona między innymi przygotowywanie list płac na podstawie danych przekazanych przez pracodawcę, sporządzanie dokumentów związanych z zatrudnieniem, zgłaszanie i wyrejestrowywanie ubezpieczonych w ZUS oraz przygotowywanie deklaracji ubezpieczeniowych.

Pracodawca odpowiada jednak za organizację pracy, ustalanie czasu pracy, grafików, obecności, urlopów, absencji oraz prawidłowe i terminowe przekazywanie danych wpływających na wynagrodzenia. Biuro nalicza płace na podstawie informacji otrzymanych od spółki, ale nie zastępuje pracodawcy w zarządzaniu personelem.

Dodatkowe czynności, takie jak obsługa PPK, PFRON, ZFŚS, zajęć komorniczych, cudzoziemców lub udział w kontroli ZUS i PIP, powinny być jednoznacznie wskazane w umowie albo w odrębnym zleceniu.
Zakres obsługi kadrowo-płacowej EDIS obejmuje czynności administracyjne i rozliczeniowe, ale nie organizowanie pracy ani weryfikowanie grafików i ewidencji obecności.

Roczne zamknięcie ksiąg i sprawozdanie finansowe
Każda spółka z o.o. musi zamknąć księgi i sporządzić roczne sprawozdanie finansowe. Jeżeli jej rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, sprawozdanie należy sporządzić i podpisać do 31 marca następnego roku.

Następnie sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników najpóźniej do 30 czerwca. Po zatwierdzeniu dokumenty należy złożyć elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni.

Przygotowanie sprawozdania przez biuro nie zwalnia zarządu z obowiązku zapoznania się z dokumentem. Zarząd powinien potwierdzić kompletność danych, wyjaśnić nietypowe zdarzenia, przekazać informacje dotyczące kontynuowania działalności oraz dopilnować zatwierdzenia i podpisania dokumentów przez właściwe osoby.

Zamknięcie roku przebiega sprawniej, jeżeli rozrachunki są uzgadniane na bieżąco, dokumenty wpływają terminowo, a różnice i brakujące informacje są wyjaśniane przed końcem roku, a nie dopiero podczas sporządzania sprawozdania.
Dla roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym termin sporządzenia sprawozdania przypada 31 marca, zatwierdzenia 30 czerwca, a złożenia do KRS – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Sprawozdanie sporządza się w formie elektronicznej.

Za co nadal odpowiada zarząd spółki?
Zewnętrzne biuro rachunkowe przejmuje wykonywanie ustalonych czynności księgowych, ale nie przejmuje zarządzania spółką.

Po stronie zarządu pozostają w szczególności:

• prowadzenie działalności zgodnie z prawem i umową spółki,
• podejmowanie decyzji gospodarczych i podatkowych,
• przekazywanie kompletnych i prawdziwych dokumentów,
• terminowe informowanie o zawieranych umowach i zdarzeniach gospodarczych,
• zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów,
• przeprowadzenie i udokumentowanie inwentaryzacji,
• terminowe regulowanie podatków, składek i innych zobowiązań,
• zatwierdzanie sprawozdania finansowego i podejmowanie uchwał dotyczących wyniku spółki.

Biuro powinno informować o kwotach zobowiązań i zauważonych nieprawidłowościach, ale nie może podejmować za zarząd decyzji biznesowych ani samodzielnie odtwarzać informacji, których spółka nie przekazała.
Odpowiedzialność członków zarządu za nadzór nad rachunkowością wynika z ustawy i istnieje również po powierzeniu prowadzenia ksiąg przedsiębiorcy świadczącemu usługi księgowe.

Doradztwo i czynności dodatkowe wymagają osobnego ustalenia
Bieżące informacje księgowe i wyjaśnienia dotyczące wykonanych rozliczeń są częścią współpracy. Nie należy jednak utożsamiać prowadzenia ksiąg z nieograniczonym doradztwem prawnym, podatkowym i gospodarczym.

Przygotowanie opinii, analiza planowanej transakcji, wybór struktury podatkowej, korekty rozliczeń za zamknięte lata, udział w kontroli, odtwarzanie ksiąg, due diligence czy rozbudowane raporty zarządcze wymagają odrębnego określenia zakresu pracy i wynagrodzenia.

Takie rozdzielenie chroni obie strony. Spółka wie, czego może oczekiwać w ramach miesięcznego abonamentu, a biuro może odpowiednio zaplanować czas, dobrać osoby posiadające właściwe kompetencje i ocenić ryzyko związane z zadaniem.
Aktualny wzór umowy EDIS rozdziela standardową obsługę od doradztwa prawnego i podatkowego, rozszerzonej reprezentacji oraz czynności dodatkowych wymagających osobnego zlecenia lub wyceny.

Jak rozpocząć współpracę z EDIS?
Przed rozpoczęciem obsługi ustalamy profil działalności spółki, liczbę i rodzaj dokumentów, sposób ich przekazywania, zakres rozliczeń podatkowych oraz ewentualną obsługę kadrowo-płacową.

Przy zmianie biura potrzebne są również księgi i ewidencje z poprzednich okresów, bilans otwarcia, rozrachunki, rejestry środków trwałych, deklaracje, pliki JPK oraz informacje o trwających kontrolach, postępowaniach i nierozliczonych sprawach.

Zakres współpracy, terminy przekazywania danych, zasady odpowiedzialności i wynagrodzenie zapisujemy w umowie. Dzięki temu obsługa nie opiera się na domysłach ani ustnych ustaleniach.

EDIS prowadzi księgowość spółek z o.o. w Tychach i Katowicach, łącząc bieżącą obsługę księgową z kadrami, płacami, rozliczeniami ZUS, KSeF oraz przygotowaniem sprawozdań finansowych.
7. Podsumowanie
Dobre biuro rachunkowe dla spółki z o.o. nie powinno jedynie księgować dokumentów. Powinno jasno ustalić zakres współpracy, terminowo przygotowywać rozliczenia, sygnalizować zauważone problemy i dostarczać zarządowi czytelnych informacji wynikających z ksiąg.

Równie ważna jest współpraca po stronie spółki. Terminowe dokumenty, rzetelne opisy transakcji i szybkie odpowiedzi na pytania pozwalają ograniczyć liczbę korekt, uniknąć niepotrzebnych ryzyk i sprawnie przygotować zamknięcie roku.

W EDIS stawiamy na jasno określone obowiązki, uporządkowany obieg informacji i księgowość dostosowaną do rzeczywistej działalności spółki.

Autor: Eliza Duda
Prezes Zarządu EDIS Biuro Rachunkowe

Potrzebujesz uporządkowanej księgowości dla spółki z o.o.? EDIS Biuro Rachunkowe prowadzi księgi rachunkowe, rozliczenia podatkowe, obsługę kadrowo-płacową oraz przygotowuje sprawozdania finansowe dla spółek działających w Tychach i Katowicach.

Źródła:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Ministerstwo Finansów – Rachunkowość finansowa
Biznes.gov.pl – Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe
Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur