Na blogu EDIS publikujemy informacje o zmianach w przepisach podatkowych, księgowych i kadrowych oraz wyjaśniamy, jak mogą wpływać na bieżące rozliczenia firm. Poruszamy również tematy związane z organizacją dokumentów, obowiązkami przedsiębiorców i współpracą z biurem rachunkowym.
Faktura a koszt uzyskania przychodu - czy sama faktura wystarczy?
Faktura jest, wydatek został poniesiony, więc mamy koszt podatkowy.
Niekoniecznie.
Sama faktura nie przesądza o tym, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w CIT.
Liczy się również to, czego zakup rzeczywiście dotyczył, dlaczego firma go poniosła, jaki miał związek z prowadzoną działalnością i czy nie należy do wydatków, których ustawa o CIT nie pozwala zaliczyć do kosztów podatkowych.
Najczęściej problem pojawia się nie w momencie księgowania faktury, ale dużo później, kiedy trzeba wyjaśnić konkretną transakcję.
Kiedy wydatek może być kosztem uzyskania przychodu w CIT?
Zgodnie z ustawą o CIT wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła i nie został wyłączony z kosztów na podstawie przepisów.
Sama obecność faktury w dokumentacji księgowej nie odpowiada więc jeszcze na wszystkie pytania.
Trzeba ustalić, czego zakup dotyczył, czy był związany z działalnością spółki i czy można wskazać gospodarczy powód jego poniesienia.
Szczególnie dobrze widać to przy usługach.
Spółka otrzymuje fakturę za doradztwo, marketing, usługi IT, zarządzanie albo inne wsparcie biznesowe. Dokument jest prawidłowy, płatność została wykonana, faktura trafiła do księgowości.
Po kilku latach pojawia się jednak bardzo proste pytanie:
co konkretnie zostało w ramach tej usługi wykonane?
Jeżeli jedynym dokumentem jest faktura z opisem „usługi doradcze” albo „usługi marketingowe”, odpowiedź może już nie być taka prosta.
Jak udokumentować usługi doradcze, marketingowe i IT?
Przy usługach niematerialnych znaczenie mają dokumenty, które powstają podczas normalnej współpracy z kontrahentem.
Może to być umowa, zamówienie, korespondencja, raport, analiza, projekt, zestawienie wykonanych prac, protokół odbioru albo materiały będące efektem wykonanej usługi.
Nie każda transakcja wymaga dokładnie tego samego zestawu dokumentów.
Jeżeli jednak spółka płaci znaczną kwotę za usługę doradczą, marketingową czy informatyczną, po kilku latach powinna być w stanie pokazać, czego ta usługa dotyczyła i co faktycznie zostało wykonane.
Przy zakupie samochodu, komputera czy maszyny sprawa jest zazwyczaj prostsza. Jest faktura i jest konkretny przedmiot zakupu.
Przy doradztwie albo bieżącym wsparciu biznesowym efekt usługi może mieć zupełnie inną postać: analizy, konsultacji, projektu, spotkań czy pracy wykonywanej przez kilka miesięcy.
I właśnie dlatego sama faktura nie zawsze wystarczy.
Czy zaksięgowana faktura zawsze jest kosztem podatkowym?
Nie.
To, że dokument został prawidłowo ujęty w księgach rachunkowych, nie oznacza automatycznie, że wydatek w tej samej wysokości i w tym samym momencie będzie kosztem podatkowym.
W pełnej księgowości spółki rachunkowe ujęcie transakcji i jej rozliczenie w CIT mogą się od siebie różnić.
Dlatego pytanie:
„Czy możemy zaksięgować tę fakturę?”
nie zawsze kończy temat.
Trzeba jeszcze ustalić, czy dany wydatek spełnia warunki do zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów i czy przepisy nie przewidują dla niego szczególnych zasad rozliczenia.
Czy każdy wydatek związany z firmą jest kosztem?
Również nie.
Ustawa o CIT zawiera katalog wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów albo których podatkowe rozliczenie zależy od spełnienia dodatkowych warunków.
Dlatego argument:
„przecież to było kupione na firmę”
sam w sobie nie wystarcza.
Znaczenie ma charakter wydatku, jego związek z działalnością oraz przepisy dotyczące konkretnego rodzaju transakcji.
Co się stanie, jeżeli koszt zostanie zakwestionowany?
Jeżeli wydatek został wcześniej zaliczony do kosztów podatkowych, a podczas kontroli organ uzna, że nie spełniał warunków do takiego rozliczenia, może być konieczna korekta CIT.
Wyższy dochód do opodatkowania oznacza wyższy podatek, a przy rozliczeniach dotyczących wcześniejszych lat mogą pojawić się również odsetki.
Dlatego przy wysokich, nietypowych albo trudniejszych do udokumentowania wydatkach sposób ich rozliczenia powinien być sprawdzony wtedy, kiedy dokument trafia do księgowości.
Po kilku latach odtworzenie zakresu usługi, korespondencji czy innych materiałów bywa znacznie trudniejsze.
Faktura to początek, nie zawsze koniec analizy.
Przy pełnej księgowości spółki samo zaksięgowanie dokumentu nie powinno zamykać tematu, jeżeli transakcja wymaga dodatkowej oceny podatkowej.
Czasami znacznie ważniejsze od pytania:
„czy faktura została zaksięgowana?”
jest drugie:
„czy za kilka lat będziemy potrafili obronić sposób, w jaki ten wydatek został rozliczony?”
Autor:
Eliza Duda
Prezes Zarządu EDIS Biuro Rachunkowe
Źródła:
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – w szczególności art. 15 i art. 16
Ministerstwo Finansów – informacje dotyczące podatku CIT i kosztów uzyskania przychodów
W EDIS prowadzimy pełną księgowość spółek z o.o., rozliczenia CIT i VAT oraz analizujemy sposób podatkowego ujęcia dokumentów, które trafiają do księgowości.
Jeżeli rozważasz zmianę biura rachunkowego, sprawdź, jak wygląda współpraca z EDIS.