Na blogu EDIS publikujemy informacje o zmianach w przepisach podatkowych, księgowych i kadrowych oraz wyjaśniamy, jak mogą wpływać na bieżące rozliczenia firm. Poruszamy również tematy związane z organizacją dokumentów, obowiązkami przedsiębiorców i współpracą z biurem rachunkowym.
Jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku? Dokumenty, terminy i odpowiedzialność.
Zmiana biura rachunkowego nie musi czekać do końca roku podatkowego. Przedsiębiorca może zdecydować się na nią w dowolnym momencie, jeżeli obecna współpraca nie odpowiada potrzebom firmy, kontakt z księgowością jest utrudniony albo zakres obsługi przestał być wystarczający.
Najwięcej problemów pojawia się jednak nie przy samym wypowiedzeniu umowy, lecz przy przekazywaniu ksiąg, dokumentów i informacji pomiędzy dotychczasowym a nowym biurem. Jeżeli strony nie ustalą dokładnie, kto odpowiada za ostatni miesiąc współpracy, deklaracje podatkowe, listy płac czy korekty, mogą powstać zaległości, za które ostatecznie odpowiada przedsiębiorca.
Dlatego zmianę biura rachunkowego warto potraktować jak uporządkowany proces, a nie tylko przeniesienie dokumentów.
Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Tak. Przepisy nie wymagają, aby zmiana biura rachunkowego następowała wyłącznie z początkiem roku podatkowego. Współpracę można zakończyć również w trakcie miesiąca lub roku, z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia wynikającego z umowy.
W praktyce najbezpieczniej ustalić zmianę od początku miesiąca. Ułatwia to rozdzielenie odpowiedzialności za deklaracje, rozliczenia pracowników i zamknięcie okresu księgowego.
Nie oznacza to jednak, że zmiana w innym terminie jest niemożliwa. Wymaga jedynie dokładniejszego ustalenia, które czynności wykonuje dotychczasowe biuro, a które przejmuje nowe.
Co sprawdzić przed wypowiedzeniem umowy?
Przed złożeniem wypowiedzenia warto przejrzeć umowę z dotychczasowym biurem rachunkowym. Szczególną uwagę należy zwrócić na okres wypowiedzenia, termin zwrotu dokumentów, sposób przekazania danych oraz ewentualne dodatkowe opłaty za przygotowanie ksiąg do przekazania.
Trzeba również ustalić, czy biuro przechowuje dokumenty wyłącznie w formie elektronicznej, czy posiada także oryginały dokumentów papierowych. Przedsiębiorca powinien wiedzieć, gdzie znajdują się jego księgi, ewidencje, dokumentacja kadrowa oraz dostęp do systemów księgowych.
Warto też sprawdzić, czy wszystkie deklaracje zostały wysłane, płatności podatkowe są prawidłowo rozliczone, a na kontach urzędowych nie występują zaległości lub nadpłaty wymagające wyjaśnienia.
Jak ustalić odpowiedzialność za okres przejściowy?
Najważniejsze jest wskazanie konkretnej daty, do której odpowiada dotychczasowe biuro, oraz daty, od której obsługę przejmuje nowe.
Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że współpraca kończy się z końcem miesiąca. Należy dodatkowo ustalić, kto:
- sporządza deklarację VAT i plik JPK za ostatni miesiąc współpracy,
- oblicza zaliczki na CIT lub PIT,
- przygotowuje listy płac i dokumenty ZUS,
- sporządza korekty dotyczące wcześniejszych okresów,
- odpowiada na pisma urzędu dotyczące rozliczeń przygotowanych przez poprzednie biuro,
- zamyka miesiąc w księgach i przekazuje salda do nowego biura.
Takie ustalenia najlepiej potwierdzić pisemnie. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której oba biura zakładają, że daną deklarację przygotuje druga strona.
Jakie dokumenty powinno przekazać poprzednie biuro?
Zakres dokumentacji zależy od formy księgowości i rodzaju działalności, ale nowe biuro powinno otrzymać wszystkie dane potrzebne do dalszego prowadzenia rozliczeń.
W przypadku pełnej księgowości będą to między innymi księgi rachunkowe, zestawienie obrotów i sald, salda rozrachunków z kontrahentami, ewidencja środków trwałych, rejestry VAT, rozliczenia międzyokresowe, dane dotyczące kredytów i leasingów oraz dokumentacja związana z zamknięciem poprzedniego roku.
Przy KPiR lub ryczałcie potrzebne będą odpowiednio księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów, rejestry VAT, ewidencja środków trwałych, rozliczenia podatkowe i dokumentacja dotycząca składek ZUS.
Jeżeli biuro prowadziło kadry i płace, należy przekazać również akta pracownicze, umowy, listy płac, ewidencje czasu pracy, dane urlopowe, informacje o zwolnieniach lekarskich, PPK, zajęciach komorniczych oraz zgłoszeniach do ZUS.
Dlaczego samo przekazanie dokumentów może nie wystarczyć?
Dokumenty są tylko częścią procesu. Nowe biuro musi również otrzymać informacje o sposobie prowadzenia rozliczeń i zdarzeniach, które nie zawsze wynikają wprost z ksiąg.
Dotyczy to między innymi sporów z kontrahentami, nierozliczonych zaliczek, trwających kontroli, korekt podatkowych, zawartych ugód, nietypowych umów, inwestycji, leasingów czy rozliczeń zagranicznych.
W spółkach szczególnego sprawdzenia wymagają salda kont księgowych, kapitały, pożyczki od wspólników, rozliczenia z członkami zarządu, rezerwy, rozliczenia międzyokresowe oraz zgodność ksiąg z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym.
Brak takich informacji może spowodować, że nowe biuro będzie kontynuować rozliczenia na podstawie niepełnego obrazu sytuacji firmy.
Czy nowe biuro powinno sprawdzić wcześniejsze rozliczenia?
Nowe biuro rachunkowe nie powinno automatycznie przejmować odpowiedzialności za okresy prowadzone przez poprzedniego księgowego. Powinno jednak sprawdzić, czy przekazane dane pozwalają na dalsze prawidłowe prowadzenie ksiąg.
Taka weryfikacja może obejmować zgodność sald, ciągłość zapisów księgowych, ewidencję środków trwałych, rozrachunki z urzędami, rozliczenia pracowników oraz kompletność przekazanych deklaracji.
Jeżeli pojawią się różnice lub braki, przedsiębiorca powinien otrzymać jasną informację, co wymaga wyjaśnienia i czy konieczne są korekty.
Zakres takiego sprawdzenia warto ustalić z góry. Pełny audyt wcześniejszych okresów jest odrębną usługą i wymaga znacznie większego nakładu pracy niż zwykłe przejęcie bieżącej księgowości.
O czym jeszcze trzeba pamiętać?
Po zmianie biura należy zaktualizować pełnomocnictwa i dostępy do systemów. Dotyczy to między innymi pełnomocnictw do składania deklaracji, dostępu do ZUS, KSeF, bankowości, programów księgowych i elektronicznego obiegu dokumentów.
Trzeba również sprawdzić, czy poprzednie biuro nie ma już dostępu do systemów firmy, jeżeli nie jest on potrzebny po zakończeniu współpracy.
Warto ustalić, kto będzie przechowywał dokumentację za wcześniejsze lata i w jakiej formie będzie ona dostępna w razie kontroli lub konieczności sporządzenia korekty.
Jak wygląda przejęcie księgowości przez EDIS?
W EDIS rozpoczynamy przejęcie księgowości od ustalenia zakresu obsługi, daty rozpoczęcia współpracy oraz podziału obowiązków pomiędzy dotychczasowe i nowe biuro.
Przygotowujemy listę dokumentów i danych, które należy przekazać, a następnie sprawdzamy, czy otrzymane materiały pozwalają na zachowanie ciągłości ksiąg, rozliczeń podatkowych oraz obsługi kadrowo-płacowej.
Jeżeli zauważymy braki lub niezgodności, wskazujemy je przed rozpoczęciem bieżących rozliczeń. Dzięki temu przedsiębiorca wie, które kwestie zostały przejęte, co wymaga uzupełnienia i kto odpowiada za poszczególne okresy.
Prowadzisz firmę w Tychach, Katowicach lub na terenie Śląska i rozważasz zmianę biura rachunkowego? Skontaktuj się z EDIS Biuro Rachunkowe. Pomożemy zaplanować przejęcie księgowości i bezpiecznie przejść przez cały proces.