Na blogu EDIS publikujemy informacje o zmianach w przepisach podatkowych, księgowych i kadrowych oraz wyjaśniamy, jak mogą wpływać na bieżące rozliczenia firm. Poruszamy również tematy związane z organizacją dokumentów, obowiązkami przedsiębiorców i współpracą z biurem rachunkowym.
Czy pracownik musi wykorzystać 14 dni urlopu bez przerwy?
W wielu firmach nadal funkcjonuje przekonanie, że każdy pracownik musi raz w roku wykorzystać dwa tygodnie urlopu bez przerwy, a pracodawca ma obowiązek tego dopilnować.
Rzeczywistość jest bardziej złożona. Kodeks pracy rzeczywiście przewiduje 14-dniowy, nieprzerwany wypoczynek, ale Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że niewykorzystanie urlopu w taki sposób nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika.
Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy urlop może zostać podzielony na części na wniosek pracownika. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Najważniejsze jest tutaj słowo „powinna”. Pracodawca powinien umożliwić pracownikowi skorzystanie z dłuższego wypoczynku i nie może z góry zakładać, że urlop będzie zawsze dzielony na krótkie odcinki. Nie oznacza to jednak, że pracownika trzeba zmuszać do wykorzystania dwóch tygodni urlopu, jeżeli sam wnioskuje o krótsze okresy wolnego.
Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza, że podział urlopu na krótsze części nie jest wykroczeniem i nie wiąże się z karą dla pracodawcy. Obie strony powinny natomiast dążyć do takiego zaplanowania urlopu, aby pracownik miał realną możliwość dłuższego odpoczynku.
4 dni kalendarzowych, a nie 14 dni urlopu
Przepis nie mówi o wykorzystaniu 14 dni z puli urlopowej. Chodzi o 14 kolejnych dni kalendarzowych, do których wlicza się również soboty, niedziele, święta i inne dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy.
Przy standardowej pracy od poniedziałku do piątku pracownik najczęściej składa więc wniosek o 10 dni urlopu. Razem z weekendami daje mu to 14 dni nieprzerwanego wypoczynku.
Czy pracodawca musi wysłać pracownika na taki urlop?
Nie ma podstaw, aby zmuszać pracownika do złożenia wniosku o dwutygodniowy urlop tylko po to, aby spełnić formalny wymóg.
Jeżeli pracownik sam chce dzielić urlop na krótsze części, pracodawca może zaakceptować takie wnioski. Warto jednak, aby z dokumentacji wynikało, że podział urlopu nastąpił na wniosek pracownika, ponieważ właśnie taki tryb przewiduje art. 162 Kodeksu pracy.
Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik chce skorzystać z dłuższego wypoczynku, ale pracodawca stale odmawia mu takiej możliwości. Celem urlopu jest rzeczywista regeneracja, dlatego organizacja pracy nie powinna prowadzić do permanentnego rozdrabniania urlopów wszystkich pracowników.
Czego pracodawca rzeczywiście musi pilnować?
Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany, staje się urlopem zaległym i co do zasady należy go udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku.
To właśnie terminowe udzielanie urlopów i niedopuszczanie do narastania dużych zaległości powinno być przedmiotem bieżącej kontroli po stronie pracodawcy.
Podsumowując: pracownik powinien mieć możliwość skorzystania z co najmniej 14 dni nieprzerwanego wypoczynku, ale nie musi być do niego przymuszany. Jeżeli na własny wniosek wybiera krótsze urlopy, pracodawca nie popełnia z tego powodu wykroczenia.
EDIS Biuro Rachunkowe prowadzi obsługę kadrowo-płacową pracodawców oraz pomaga uporządkować zasady planowania, dokumentowania i rozliczania urlopów pracowniczych.
Autor: Eliza Duda
Prezes Zarządu EDIS Biuro Rachunkowe
Źródła:
Kodeks pracy – art. 161, art. 162 i art. 168
Państwowa Inspekcja Pracy – informacje dotyczące urlopów wypoczynkowych